Klick statt Papier: Weißenburg digitalisiert

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Simone Heckel verantwortet seit Februar 2024 als Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Weißenburg die Umsetzung der digitalen Transformation in der Stadtverwaltung.

Frau Heckel, welche Prioritäten haben Sie bislang gesetzt? Was wurde bereits umgesetzt?
Frau Heckel: Es ging darum, neben einzelnen Projekten die grundlegenden Strukturen für eine Digitalisierung der Verwaltung zu schaffen. Meilenstein war die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, damit sind wir fast durch. Was wir bereits haben, ist der digitale Rechnungsworkflow. Dadurch verkürzen wir Bearbeitungszeiten und können die Abläufe transparenter darstellen. Auch das Bewerbungsverfahren der Stadt funktioniert inzwischen vollständig digital, und unsere Mitarbeiter können eine digitale Lernangebote nutzen.

Sie sind also dabei, die digitale Kompetenz in der Verwaltung auszubauen?
Frau Heckel: Nicht nur dort. Der Winterdienst im Bauhof wird z. B. durch digitale Routen- und Einsatzplanung unterstützt und die Kläranlage befindet sich im Roll-Out eines digitalen Prüfungs- und Störungsmanagements.

Viele Kommunen kämpfen mit langsamen Verwaltungsprozessen. Wo sehen Sie in Weißenburg das größte Potenzial für digitale Verbesserungen?
Frau Heckel: Nicht allein bei der Einführung einer neuen Software, sondern vor allem in der Betrachtung und Optimierung von Arbeitsabläufen. Ziel sollte immer sein, die Prozesse effizienter und vor allem transparenter zu gestalten. Auch in der Stadtverwaltung arbeiten wir noch mit Papier, E-Mail und Fachverfahren.

Wie kann die Digitalisierung konkret dazu beitragen, den Wirtschaftsstandort Weißenburg attraktiver zu machen?
Frau Heckel: Digitale Genehmigungs- und Antragsverfahren sparen Zeit und geben den Unternehmen Planungssicherheit. Digitale Angebote müssen keine Rücksicht auf Öffnungszeiten nehmen, was besonders berufstätigen Menschen und Unternehmen einen Vorteil verschafft. Und wenn der öffentliche Dienst selbst digitaler wird, hilft das bei der Akquise qualifizierter Fachkräfte.

Digitale Verwaltung bedeutet auch Kulturwandel. Wie nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit?
Frau Heckel: Uns ist es wichtig, sie frühzeitig einzubinden. Ein zentraler Baustein ist die Qualifizierung und Unterstützung im Arbeitsalltag. Beim Prozessmanagement ist darauf zu achten, dass Prozesse in enger Abstimmung mit den Sachgebieten erarbeitet werden. Die Mitarbeitenden kennen ihre Prozesse am besten und können wertvolle Hinweise einbringen.

Viele Bürger wünschen sich einfachere Online-Services. Welche digitalen Angebote können Bürger in den nächsten Jahren konkret erwarten?
Frau Heckel: Ziel ist es, noch mehr Verwaltungsleistungen online anzubieten, sodass Anträge und Anliegen unabhängig von Öffnungszeiten erledigt werden können. Etwa im Meldewesen, bei Gewerbeangelegenheiten oder im Baubereich.

Wie stellen Sie sicher, dass Digitalisierung und Sicherheit bzw. Datenschutz Hand in Hand gehen?
Frau Heckel: Neue digitale Lösungen werden immer in enger Abstimmung mit dem Datenschutz- und dem Informationssicherheitsbeauftragten geprüft. Darüber hinaus schulen und sensibilisieren wir die Mitarbeitenden, um ein Bewusstsein für den verantwortungsvollen Umgang mit Daten und digitalen System zu schaffen.

Wenn wir in fünf Jahren wieder sprechen: Woran würden Sie persönlich messen, dass die Digitalisierung in Weißenburg erfolgreich war?
Frau Heckel: Für mich wäre Digitalisierung dann erfolgreich, wenn sie im Alltag von Bürgern sowie in der Verwaltung zur Selbstverständlichkeit geworden ist. Und wenn interne Verwaltungsprozesse deutlich effizienter und transparenter wären, sodass die Beschäftigten sie als hilfreich erleben. Dann würden nämlich die Mitarbeitenden, aber auch die Bürger profitieren. Digitalisierung ist dann erfolgreich, wenn sie den Alltag leichter macht, Prozesse verbessert und gleichzeitig Vertrauen schafft.